Honorargutschrift: Diese Pflichtangaben muss die Abrechnung an Autoren enthalten

Worum es geht

Verlage rechnen Honorare meist selbst ab: Der Verlag kennt die Verkäufe, also erstellt er die Abrechnung und schickt sie dem Autor. Ist der Autor Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts, ist diese Abrechnung keine bloße Mitteilung, sondern eine Gutschrift — eine Rechnung, die der Leistungsempfänger über die Leistung des anderen ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Für sie gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung.

Dieser Beitrag fasst die gesetzlichen Anforderungen zusammen. Er ersetzt keine Steuerberatung: Ob und wie in Ihrem Fall per Gutschrift abgerechnet wird, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Voraussetzung: vorherige Vereinbarung

Eine Gutschrift setzt voraus, dass Verlag und Rechteinhaber vorher vereinbart haben, dass der Verlag abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Eine bestimmte Form schreibt die Vorschrift nicht vor. Praktisch ist eine Klausel im Autoren- oder Übersetzervertrag, damit sich die Vereinbarung später belegen lässt.

Wichtig ist die Rolle der Gutschrift beim Verlag: Ohne ordnungsgemäße Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug. Fehlt eine Pflichtangabe, ist im Zweifel die Vorsteuer aus dem Honorar gefährdet.

Die Pflichtangaben im Einzelnen

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss. Bei einer Honorargutschrift heißt das:

• Name und Anschrift beider Seiten: des Rechteinhabers (er ist der leistende Unternehmer) und des Verlags (Nr. 1).
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechteinhabers (Nr. 2). Gemeint ist die Nummer des Leistenden, nicht die des Verlags. Fehlt sie in den Stammdaten, ist die Gutschrift unvollständig.
• Ausstellungsdatum (Nr. 3).
• Fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird (Nr. 4). Bei Gutschriften vergibt sie der Verlag aus seinem eigenen Nummernkreis.
• Art und Umfang der Leistung (Nr. 5), zum Beispiel „Einräumung von Nutzungsrechten am Werk …“.
• Zeitpunkt der Leistung (Nr. 6). Bei Honoraren ist das der Leistungszeitraum, also die abgerechnete Periode — nicht der Tag, an dem die Gutschrift ausgestellt wird.
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (Nr. 7).
• Steuersatz und Steuerbetrag oder, bei einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf (Nr. 8).
• Die Angabe „Gutschrift“ (Nr. 10). Das Wort muss auf dem Beleg stehen; „Honorarabrechnung“ allein genügt nicht.

Welcher Steuersatz gilt — 7 % oder 19 % —, hängt von der Leistung ab. Das erklären wir im Beitrag Umsatzsteuer auf Autorenhonorare.

Sonderfall Kleinunternehmer

Ist der Rechteinhaber Kleinunternehmer (§ 19 UStG), weist die Gutschrift keine Umsatzsteuer aus. Für solche Rechnungen gilt seit 2025 eine eigene Vorschrift mit verkürzten Angaben: § 34a UStDV. Danach gehören hinein:

• Name und Anschrift beider Seiten,
• Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Leistenden,
• Ausstellungsdatum,
• Art und Umfang der Leistung,
• der zu zahlende Betrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer,
• bei einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“.

Prüfen Sie Ihre Vorlagen, wenn sie noch aus der Zeit vor 2025 stammen.

Sonderfall Rechteinhaber im Ausland

Sitzt der Rechteinhaber im Ausland, schuldet in der Regel der Verlag die Umsatzsteuer (§ 13b UStG, Reverse Charge). Die Gutschrift weist dann keine Steuer aus, muss aber die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG).

Widerspruch: Die Gutschrift verliert ihre Wirkung

Der Rechteinhaber kann einer Gutschrift widersprechen. Dann verliert sie die Wirkung einer Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Das hat zwei Folgen:

• Für den Verlag: Nach Abschnitt 14.3 Abs. 4 UStAE fehlt ihm ab dem Besteuerungszeitraum des Widerspruchs die Rechnung für den Vorsteuerabzug.
• Für den Rechteinhaber: Weist eine Gutschrift Steuer aus, obwohl er sie nicht schuldet, kann er sie nach § 14c UStG trotzdem schulden. Wer kein Unternehmer ist, schuldet sie auch dann, wenn er einer Gutschrift mit Steuerausweis nicht unverzüglich widerspricht (§ 14c Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG).

Ein Widerspruch ist also ein Signal, die Abrechnung zu prüfen: Stimmt der Status, stimmt der Satz? Ist die Gutschrift falsch, wird sie storniert und neu ausgestellt.

Storno statt Löschen

Eine ausgestellte Gutschrift ist ein Buchungsbeleg. Nach § 146 Abs. 4 AO dürfen Aufzeichnungen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für Belege heißt das in der Praxis: Ein fehlerhafter Beleg wird nicht überschrieben oder gelöscht, sondern durch einen Gegenbeleg aufgehoben und durch einen neuen ersetzt. Beide bleiben nachvollziehbar erhalten. Wie lange, regelt § 14b UStG.

Und die E-Rechnung?

Gutschriften sind umsatzsteuerlich Rechnungen. Wie die schrittweise E-Rechnungspflicht sie betrifft und welche Ausnahmen gelten, lesen Sie im Beitrag E-Rechnungspflicht. Für Kleinunternehmer stellt § 34a UStDV ausdrücklich klar, dass ihre Rechnungen stets auch als sonstige Rechnung — etwa als einfaches PDF — übermittelt werden dürfen.

Wie Tantevo dabei hilft

Für Organisationen in Deutschland, die Honorare auszahlen:

• Ist beim Rechteinhaber ein Umsatzsteuer-Status hinterlegt, trägt das PDF die Überschrift „Gutschrift — Honorarabrechnung“ und nennt den Leistungszeitraum als Tage, getrennt vom Ausstellungsdatum. Je nach Fall stehen Steuersatz und Steuerbetrag, der Hinweis auf § 19 UStG oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)“ auf dem Beleg.
• Die Nummer vergibt Tantevo beim Versand aus dem Nummernkreis Ihrer Organisation, auf Wunsch mit Präfix.
• Vor dem Versand prüft Tantevo Pflichtangaben: Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechteinhabers, bei Reverse Charge die USt-IdNr. beider Seiten. Fehlt etwas, wird die Gutschrift nicht versendet und die Meldung nennt die fehlende Angabe.
• Versendete Abrechnungen lassen sich nicht mehr ändern oder löschen. Fehler korrigieren Sie über Stornieren: Tantevo stellt eine Storno-Gutschrift mit eigener Nummer aus und archiviert sie.
• Einen Widerspruch des Rechteinhabers erfassen Sie an der Abrechnung. Sie wird in der Liste gekennzeichnet, erscheint als Aufgabe, und für sie wird keine XRechnung mehr erzeugt.
• XRechnung und ZUGFeRD gibt es ab Tarif Studio.

Was Tantevo nicht übernimmt: die Vereinbarung über die Abrechnung per Gutschrift und die steuerliche Beurteilung im Einzelfall.

Quellen

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG — Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
• § 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen
• § 14c UStG — Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.3 (Gutschriften), Bundesministerium der Finanzen