E-Rechnungspflicht: Was Verlage, Labels und Lizenzgeber jetzt wissen müssen

Kurz gesagt

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
• Das Ausstellen wird schrittweise Pflicht: Bis Ende 2026 sind Papier und PDF weiter erlaubt. 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 1. Januar 2028 gilt sie für alle im B2B-Geschäft zwischen inländischen Unternehmen.
• Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — etwa XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten). Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung.

Dieser Beitrag fasst die öffentlichen Angaben der Industrie- und Handelskammern (Stand der Seiten: März 2026) und des Bundesfinanzministeriums zusammen. Er ist keine Steuerberatung: Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen im Einzelfall gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die Fristen im Überblick

• 2025 und 2026: E-Rechnungen müssen empfangen werden können. Beim Ausstellen bleiben Papier, PDF und andere Formate erlaubt; E-Rechnungen sind schon möglich.
• 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch Papier oder PDF verwenden.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmen.

Grundlage ist die Änderung von § 14 UStG durch das Wachstumschancengesetz; Einzelheiten regelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.

Welche Formate zählen?

Die Norm EN 16931 beschreibt Inhalt und Struktur. Zwei Formate setzen sie in der Praxis um:

• XRechnung: reines XML, ohne lesbare Darstellung. Üblich bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x): ein PDF, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest die Daten.

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil genügt der Norm; welche Profile zulässig sind, steht im BMF-Schreiben. Wer auf ZUGFeRD setzt, sollte sicherstellen, dass das Ausgabeprofil zur Norm passt.

Ausnahmen

Nach den Angaben von IHK und DIHK sind unter anderem ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
• Rechnungen über steuerfreie Umsätze
• juristische Personen ohne Unternehmerstatus

Für andere Sonderfälle lohnt der Blick in das BMF-Schreiben.

Was heißt das für Verlage, Labels und Lizenzgeber?

In der Rechteverwertung entstehen typischerweise zwei Arten von Belegen:

1. Honorargutschriften an Autorinnen, Übersetzer, Musiker. Wenn der Verlag mit einem umsatzsteuerpflichtigen Rechteinhaber per Gutschrift abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), ist die Gutschrift umsatzsteuerlich eine Rechnung. Nach unserem Verständnis gelten die Regeln zur E-Rechnung deshalb entsprechend. Rechteinhaber, die Kleinunternehmer sind, fallen unter die genannte Ausnahme. Das bestätigt Ihnen Ihre Steuerberatung.

2. Rechnungen an Lizenznehmer (zum Beispiel bei Franchise, Mode und Spielzeug). Der Lizenzgeber stellt hier selbst eine Rechnung — im Inland fällt sie unter die Pflicht, sobald die Übergangsfrist endet.

Bei Rechteinhabern im Ausland ist das etwas anderes: Die Pflicht in dieser Form gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen.

Was Tantevo dazu heute kann

• XRechnung 3.0 als XML-Datei je Abrechnung (ab Tarif Studio).
• ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML (Profil XRECHNUNG, ab Tarif Studio, nur für Organisationen in Deutschland). Die Einstellung finden Sie unter Einstellungen → Bankverbindung → Belege.
• Vor dem Versand prüft Tantevo, ob die Pflichtangaben vorliegen (Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., bei Reverse Charge beide USt-IdNr.). Fehlt etwas, bleibt es beim einfachen PDF und die Meldung nennt den Grund.
• Beispieldateien prüfen wir mit den frei verfügbaren Werkzeugen Mustang und veraPDF. Eine amtliche Zertifizierung gibt es für dieses Format nicht.

Was Tantevo nicht ersetzt: die Entscheidung, ob eine Gutschrift mit Umsatzsteuer erfolgt, welcher Steuersatz gilt und wie Ihre Buchhaltung die Belege verarbeitet. Das klären Verlag und Steuerberatung.

Checkliste für Ihr Unternehmen

1. Empfang prüfen: Kann Ihr Postfach oder Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen entgegennehmen und archivieren?
2. Umsatz prüfen: Lag der Vorjahresumsatz über 800.000 €? Dann gilt die Pflicht zum Ausstellen schon 2027.
3. Belegarten sammeln: Gutschriften, Lizenzrechnungen, Korrekturgutschriften, Anzahlungsbelege — für welche brauchen Sie ein E-Format?
4. Stammdaten vervollständigen: Anschriften, Steuernummern, USt-IdNr. und Kontaktdaten bei Rechteinhabern und Lizenznehmern.
5. Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD, abgestimmt mit der Steuerberatung.
6. Aufbewahrung klären: Wie E-Rechnungen aufzubewahren sind, regelt das BMF-Schreiben — stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.

Quellen

• IHK Frankfurt am Main: E-Rechnungspflicht ab 2025
• DIHK: E-Rechnung im Geschäftsverkehr
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung