Zusammenfassende Meldung für Lizenzgeber: Wann sie nötig wird und was hineingehört

Worum es geht

Wer Lizenzen an Unternehmer in anderen EU-Staaten vergibt, stellt die Rechnung oft ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Die Steuerschuld geht dann auf den Empfänger über (Reverse Charge, § 13b UStG). Damit die Finanzverwaltungen das nachvollziehen können, meldet der Leistende solche Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung (ZM, § 18a UStG) an das Bundeszentralamt für Steuern.

Dieser Beitrag erklärt die Grundzüge. Er ersetzt keine Steuerberatung: Ob Ihre Umsätze meldepflichtig sind, hängt vom Einzelfall ab.

Was gemeldet wird

Die ZM enthält je Empfänger dessen USt-IdNr. und die Summe der Entgelte im Meldezeitraum. Deshalb ist die Nummer des Lizenznehmers eine Pflichtangabe in den Stammdaten. Fehlt sie oder ist sie falsch, lässt sich der Umsatz weder korrekt in der Rechnung noch in der Meldung ausweisen.

Nicht in die ZM gehören Leistungen an Empfänger im Inland und Umsätze, bei denen der Empfänger im Drittland sitzt. Auch Gutschriften an Autoren und Künstler im EU-Ausland sind eine andere Konstellation: Dort ist der Verlag selbst Leistungsempfänger.

Meldezeitraum und Frist

Die ZM wird grundsätzlich vierteljährlich abgegeben, und zwar bis zum 25. Tag nach Ende des Quartals. Für bestimmte Fälle gelten andere Regeln, etwa bei Lieferungen oder wenn Sie eine Dauerfristverlängerung nutzen. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.

Maßgeblich für die Zuordnung zum Quartal ist der Zeitpunkt der Leistung. Bei Lizenzabrechnungen ist das in der Regel das Ende des Abrechnungszeitraums, nicht der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen.

Übermittlung

Die Meldung wird elektronisch im BZStOnline-Portal übermittelt. Eine Übermittlung aus der Abrechnungssoftware heraus gibt es nicht; Software kann nur die Zahlen aufbereiten.

Typische Fehler

• USt-IdNr. fehlt oder stimmt nicht. Prüfen Sie Nummern beim Anlegen des Lizenznehmers.
• Falsches Quartal. Wer nach Rechnungsdatum statt nach Leistungszeitraum zuordnet, meldet im falschen Zeitraum.
• Fristversäumnis. Eine Erinnerung im Kalender hilft mehr als gute Vorsätze.

Wie Tantevo dabei hilft

Tantevo erstellt für Organisationen in Deutschland eine Ausfüllhilfe: Rechnungen mit Reverse Charge an Lizenznehmer in der EU werden je USt-IdNr. summiert und dem Quartal des Leistungsendes zugeordnet. Eine Aufgabe erinnert an die Frist, sofern im Quartal meldepflichtige Rechnungen vorliegen. Übermitteln müssen Sie die Meldung selbst im BZStOnline-Portal.