Abrechnungen als Belege: Nummer, Archiv und Storno statt Löschen

Mehr als eine Mitteilung

Eine Honorarabrechnung sieht aus wie ein Brief an die Autorin: Verkäufe, Satz, Betrag. Steuerlich ist sie mehr. Sobald sie versendet ist, ist sie die Grundlage für eine Zahlung und damit ein Buchungsbeleg. Rechnet ein Verlag per Gutschrift ab, also mit vorheriger Vereinbarung als Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG), ist sie zugleich eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Dasselbe gilt für die Lizenzgebührenabrechnung, die ein Lizenzgeber seinem Lizenznehmer schickt.

Daraus folgen drei Pflichten: Die Abrechnung braucht eine eindeutige Nummer, sie muss unverändert aufbewahrt werden, und Fehler werden nicht durch Überschreiben behoben. Dieser Beitrag erklärt die Grundzüge. Er ersetzt keine Steuerberatung; welche Fristen für Ihre Unterlagen im Einzelnen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Fortlaufende Nummer

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen“ tragen, die der Aussteller zur Identifizierung einmalig vergibt. Das gilt auch für Gutschriften, die zusätzlich die Angabe „Gutschrift“ enthalten müssen (Nr. 10).

Jede Nummer darf also nur einmal vergeben werden. Mehrere Zahlenreihen sind zulässig, etwa eine je Jahr. Wichtig ist der Zeitpunkt: Die Nummer gehört zum ausgestellten Beleg. Ein Entwurf, der nie versendet wird, braucht keine.

Aufbewahrung: acht Jahre für Belege

Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege kürzere Fristen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist von zehn auf acht Jahre gesenkt. Im Einzelnen:

• § 147 Abs. 3 AO unterscheidet: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre.
• § 14b Abs. 1 UStG verlangt, ein Doppel jeder selbst oder durch einen Dritten ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufzubewahren.
• Handelsrechtlich sieht § 257 Abs. 4 HGB für Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre vor.

Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren Frist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, für Rechnungen § 27 Abs. 40 UStG). Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Regeln.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein fiktives Beispiel: Eine Gutschrift vom März 2026 ist bis zum Ablauf des 31. Dezember 2034 aufzubewahren. Zudem läuft die Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Für andere Unterlagen gelten andere Fristen, für Bücher und Aufzeichnungen weiterhin zehn Jahre. Klären Sie vor dem Löschen deshalb, zu welcher Gruppe ein Dokument gehört.

Unverändert aufbewahren

§ 146 Abs. 4 AO verbietet, eine Buchung oder Aufzeichnung so zu verändern, „dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist“. Für elektronische Unterlagen konkretisiert die Finanzverwaltung das in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025). Werden Unterlagen elektronisch aufbewahrt, müssen sie nach § 147 Abs. 2 AO während der ganzen Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.

Für Abrechnungen heißt das praktisch: Was der Empfänger erhalten hat, muss auch Jahre später in genau dieser Form vorliegen. Ein PDF, das bei jedem Abruf neu aus den aktuellen Stammdaten erzeugt wird, ist dafür riskant: Ändert sich die Anschrift der Autorin oder ein Vertragssatz, steht im neu erzeugten Dokument etwas anderes als im versendeten.

Korrigieren: Storno statt Löschen

Fehler passieren: ein falscher Satz, eine doppelt eingelesene Verkaufsmeldung, ein vergessener Vorschuss. Eine versendete Abrechnung zu ändern oder zu löschen, widerspricht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit. Der saubere Weg:

1. Die ursprüngliche Abrechnung bleibt bestehen und wird als storniert gekennzeichnet.
2. Ein Storno-Beleg mit eigener Nummer hebt sie auf und nennt die Nummer und das Datum des Originals.
3. Danach wird neu abgerechnet, mit neuer Nummer.

Für die Berichtigung einer Rechnung verlangt § 31 Abs. 5 UStDV ein Dokument, das „spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist“. Ob im Einzelfall eine Berichtigung einzelner Angaben genügt oder storniert und neu ausgestellt werden sollte, hängt vom Fehler ab. Bei Gutschriften kommt hinzu: Widerspricht der Empfänger, verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG).

War die ursprüngliche Abrechnung schon bezahlt, muss die Zahlung bei der Neuabrechnung berücksichtigt werden, sonst wird doppelt gezahlt oder zu wenig verrechnet.

Bei Kündigung: Daten mitnehmen

Die Aufbewahrungspflicht liegt bei Ihnen, nicht beim Anbieter Ihrer Software. Wer eine Abrechnungssoftware wechselt oder kündigt, sollte deshalb vorher alle Belege und Daten in einem lesbaren Format sichern: die versendeten Abrechnungen als PDF und die zugrunde liegenden Daten in einem auswertbaren Format.

Wie Tantevo dabei hilft

In Tantevo werden Abrechnungen nur über „Versenden“ ausgestellt. Dabei vergibt Tantevo die Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis je Organisation und Jahr, auf Wunsch mit eigenem Präfix (etwa „G-2026-0001“). Aus demselben Kreis erhalten auch Storno-Belege und Anzahlungsgutschriften ihre Nummern. Das PDF wird beim Versand erzeugt, mit seiner SHA-256-Prüfsumme in einem privaten Speicher archiviert und danach nur noch aus dem Archiv ausgeliefert; stimmt die Prüfsumme nicht, wird es nicht ausgegeben. Entwürfe tragen keine Nummer und lassen sich verwerfen.

Ab dem Versand sperrt die Datenbank die Beträge einer Abrechnung. Erlaubt sind dann nur noch Zahlung, Storno und eine Notiz; löschen lassen sich versendete Abrechnungen nicht. Status- und Zahlungsänderungen schreibt die Datenbank in das Audit-Log.

Zum Korrigieren stornieren Sie eine Abrechnung, wahlweise mit Begründung. Für versendete Abrechnungen erstellt Tantevo einen Storno-Beleg mit eigener Nummer und Bezug auf das Original, archiviert ihn und stellt ihn per E-Mail zu. Stornierte Abrechnungen bleiben stehen und lassen sich nicht wieder aktivieren. Wurde eine stornierte Abrechnung bereits bezahlt, verrechnet Tantevo den gezahlten Betrag in der nächsten Abrechnung desselben Empfängers.

Inhaber und Administratoren können unter Einstellungen alle Daten exportieren: ein ZIP mit einer CSV-Datei je Tabelle, den versendeten Abrechnungen und Storno-Belegen als PDF in der archivierten Fassung sowie den hochgeladenen Vertragsdokumenten. Organisationen ohne Tarif löscht Tantevo 90 Tage nach dem Ende, mit Vorwarnung. Sichern Sie Ihre Daten vorher; die gesetzliche Aufbewahrung übernimmt Tantevo nicht.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
• § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 40)
• § 31 UStDV: Angaben in der Rechnung
• § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• Art. 97 § 19a EGAO: Übergangsvorschrift zu den Aufbewahrungsfristen
• § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen
• Bundesministerium der Finanzen: GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert durch die Schreiben vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025