Honorare im Jahresabschluss: Rückstellungen, Verbindlichkeiten, Vorschüsse

Warum Honorare zum Jahresende ein Thema sind

Honorare werden selten zum 31. Dezember abgerechnet. Die Abrechnung für das zweite Halbjahr entsteht meist erst im Frühjahr, Verkaufsberichte kommen Wochen später, und manche Verträge rechnen nur einmal im Jahr ab. Am Bilanzstichtag schuldet der Verlag seinen Autorinnen und Autoren deshalb oft Geld, das noch auf keiner Gutschrift steht.

Für den Jahresabschluss muss diese Schuld trotzdem erfasst werden. Welche Zahlen dafür gebraucht werden und wo die Grenze zwischen Verbindlichkeit und Rückstellung verläuft, zeigt dieser Beitrag. Er ist keine Steuerberatung: Wie die Beträge im Einzelfall ausgewiesen und bewertet werden, entscheidet deine Kanzlei.

Wer überhaupt Rückstellungen bildet

Rückstellungen gibt es nur in der Bilanz. Wer bilanziert, muss nach § 249 Abs. 1 HGB Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten bilden. Bilanzieren müssen Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG sowie Personenhandelsgesellschaften wie OHG und KG, jeweils unabhängig von ihrer Größe. Einzelkaufleute sind davon befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatz und nicht mehr als 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB). Ob für die Steuer eigene Grenzen greifen, etwa nach § 141 AO, klärt deine Kanzlei.

Wer seinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, etwa ein kleiner Einzelverlag, bildet keine Rückstellungen. Dort zählt ein Honorar erst, wenn es bezahlt ist. Für diese Verlage ist der Stichtag vor allem eine Kontrollfrage: Ist alles bezahlt, was bis zum Jahresende fällig war?

Verbindlichkeit oder Rückstellung?

Die Unterscheidung hängt daran, wie sicher Höhe und Grund der Schuld am Stichtag sind.

• Gutschrift ausgestellt, aber noch nicht bezahlt: Höhe und Grund stehen fest, das ist eine Verbindlichkeit.
• Zeitraum liegt vor dem Stichtag, die Gutschrift wird erst danach ausgestellt: Die Schuld ist entstanden, die Höhe steht erst mit der Abrechnung fest. Ob Rückstellung oder schon Verbindlichkeit, klärt die Kanzlei.
• Verkäufe bis zum Stichtag, für die noch keine Abrechnung erstellt wurde: Das Honorar muss geschätzt werden, der typische Fall einer Rückstellung.
• Remissionsreserve aus früheren Abrechnungen, noch nicht freigegeben: Das ist einbehaltenes Honorar. Ob und wie es auszuweisen ist, solange Remittenden möglich sind, ist eine Frage für die Kanzlei.

Bewertet werden Rückstellungen in der Handelsbilanz mit dem Betrag, der voraussichtlich zu zahlen ist (§ 253 Abs. 1 HGB). Steuerlich gilt § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG: Rückstellungen sind mit 5,5 % abzuzinsen, außer ihre Laufzeit am Stichtag beträgt weniger als zwölf Monate. Für Honorare, die im Frühjahr abgerechnet und bezahlt werden, spielt die Abzinsung deshalb meist keine Rolle.

Was mit Vorschüssen passiert

Ein gezahlter Vorschuss ist für den Verlag zunächst eine geleistete Anzahlung und steht auf der Aktivseite. Mit jeder Abrechnung wird ein Teil davon verrechnet, bis er eingespielt ist.

Für den Stichtag sind zwei Fragen wichtig:

• Wird das geschätzte Honorar vor oder nach der Verrechnung angesetzt? Wenn der Vorschuss noch nicht eingespielt ist, mindert das Honorar zunächst die Anzahlung und führt zu keiner Zahlung. Wie das in der Rückstellung abgebildet wird, legt die Kanzlei fest.
• Spielt sich ein Vorschuss voraussichtlich nicht mehr ein, weil sich ein Titel kaum verkauft, kann eine Abschreibung nötig sein. Ab wann und in welcher Höhe, ist eine Bewertungsfrage.

Remissionsreserve und Steuerabzug

Viele Verträge behalten einen Teil des Honorars ein, weil Buchhandlungen Exemplare zurückschicken können. Wie diese Remissionsreserve funktioniert, beschreibt ein eigener Beitrag. Für den Abschluss zählt: Die einbehaltenen Beträge stehen auf früheren Gutschriften und sind noch nicht ausgezahlt.

Bei Autorinnen und Autoren im Ausland kommt der Steuerabzug nach § 50a EStG hinzu. Er entsteht, wenn das Honorar zufließt, also mit der Zahlung. Ob er in eine Rückstellung für noch nicht abgerechnete Honorare gehört, klärst du mit deiner Kanzlei. Dasselbe gilt für die Umsatzsteuer auf Gutschriften an regelbesteuerte Rechteinhaber: brutto oder netto in der Rückstellung?

Welche Zahlen die Kanzlei braucht

Für jeden Rechteinhaber und jeden Vertrag, zum Stichtag:

1. Offene Abrechnungen: bis zum Stichtag ausgestellt, noch nicht bezahlt
2. Später abgerechnete Zeiträume: begonnen bis zum Stichtag, Gutschrift erst danach
3. Noch nicht abgerechnete Verkäufe mit geschätztem Honorar nach den Vertragskonditionen
4. Einbehaltene Remissionsreserven
5. Gezahlte, noch nicht verrechnete Vorschüsse

Wer mit Tabellen arbeitet, sammelt diese Werte aus mehreren Dateien und rechnet die Schätzung von Hand. Fehler entstehen vor allem bei Staffeln (welcher Satz gilt für die Verkäufe im Dezember?) und bei Vorschüssen, die über mehrere Jahre laufen.

So hilft Tantevo

Unter Zahlungen → Für die Buchhaltung erstellt Tantevo eine Stichtagsübersicht als Tabelle (CSV) für die Steuerberatung. Sie enthält genau die fünf Werte oben, je Rechteinhaber und Vertrag:

• Offene Abrechnungen mit dem Auszahlungsbetrag
• Zeiträume, die erst nach dem Stichtag abgerechnet wurden, mit dem Honorar nach Vorschussverrechnung
• Noch nicht abgerechnete Verkäufe mit geschätztem Honorar. Die Schätzung nutzt die Konditionen je Format und die Staffel ab dem bisherigen Absatz. Reserve, Kosten und Aufteilung auf mehrere Beteiligte sind darin nicht berücksichtigt.
• Einbehaltene Remissionsreserven
• Gezahlte, noch nicht verrechnete und nicht abgeschriebene Vorschüsse

Tantevo schlägt keine Buchung vor. Ob ein Betrag Verbindlichkeit, Rückstellung oder Anzahlung ist und wie er bewertet wird, entscheidet die Kanzlei. Die Übersicht liefert ihr die Zahlen dafür, ohne dass jemand Tabellen zusammensuchen muss. Die laufenden Zahlungen und Gutschriften gehen wie gewohnt über den DATEV-Export in die Buchhaltung.

Kurz zusammengefasst

• Am 31.12. schuldet ein Verlag oft Honorare, die noch auf keiner Gutschrift stehen.
• Bilanzierende Verlage erfassen ausgestellte, unbezahlte Gutschriften als Verbindlichkeit und noch nicht abgerechnete Honorare in der Regel als Rückstellung.
• Wer eine Einnahmenüberschussrechnung macht, bildet keine Rückstellungen.
• Vorschüsse stehen als Anzahlung auf der Aktivseite; nicht mehr einspielbare Vorschüsse können eine Abschreibung erfordern.
• Remissionsreserve, § 50a-Steuer und Umsatzsteuer in der Rückstellung sind Einzelfragen für die Kanzlei.
• Eine Stichtagsübersicht je Rechteinhaber und Vertrag spart der Kanzlei und dem Verlag die Sucherei.