SEPA-Umstellung im November 2026: Was sich für Honorarüberweisungen ändert

Worum es geht

Viele Verlage zahlen Honorare nicht einzeln im Online-Banking, sondern als Sammelüberweisung: Die Abrechnungssoftware oder die Buchhaltung erzeugt eine XML-Datei mit allen Zahlungen, die dann bei der Bank hochgeladen wird. Diese Datei folgt einem festen Format, dem SEPA-Format pain.001. Welche Fassung davon deutsche Banken annehmen, legt die Deutsche Kreditwirtschaft in ihren Datenformaten fest.

Im November 2026 endet voraussichtlich die Übergangszeit für die älteren Fassungen. Wer dann noch eine Datei im alten Format einreicht, riskiert, dass die Bank sie ablehnt — und die Honorare nicht pünktlich ankommen.

Was sich ändert

Seit der Version 3.7 der deutschen Datenformate (in Kraft seit November 2023) beruhen die SEPA-Dateien auf der ISO-20022-Fassung von 2019. Für Überweisungen heißt das Format pain.001.001.09, für Lastschriften pain.008.001.08. Die älteren Fassungen auf Basis von 2009 (für Überweisungen pain.001.001.03) haben die Banken bisher weiter angenommen.

Diese Übergangszeit läuft aus:

• Die Commerzbank nimmt seit März 2026 die Versionen 2.9 und älter nicht mehr an und rechnet damit, dass ab November 2026 nur noch Formate ab Version 3.7 akzeptiert werden.
• In der DATEV-Community heißt es, die Vorgängerformate blieben bei den Banken bis November 2026 gültig; für Zahlungen mit Empfängerüberprüfung gelte das schon nicht mehr.

Einen einheitlichen Stichtag für alle Banken haben wir nicht gefunden. Fragen Sie deshalb Ihre Bank, ab wann sie nur noch pain.001.001.09 annimmt — und reichen Sie vorher eine Testdatei ein.

Wen es betrifft

Betroffen ist, wer Überweisungen als Datei einreicht: per Upload im Online-Banking für Geschäftskunden, über EBICS oder über eine Banking-Software. Wer jede Überweisung von Hand im Online-Banking eingibt, merkt von der Umstellung nichts.

Auch die Zahlungsdatei aus der Buchhaltung oder dem Lohnprogramm kann betroffen sein. Prüfen Sie jede Software, die SEPA-Dateien für Sie erzeugt.

So erkennen Sie das Format

Öffnen Sie eine Zahlungsdatei mit einem Texteditor. Gleich am Anfang steht, welches Format sie hat:

• urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:pain.001.001.09 — neues Format, nichts zu tun.
• urn:iso:std:iso:20022:tech:xsd:pain.001.001.03 oder pain.001.003.03 — altes Format. Die Software braucht ein Update.

Inhaltlich ändert sich für den Verlag wenig: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck bleiben dieselben. Technisch heißen einige Felder anders, etwa das Feld für die BIC (BICFI statt BIC). Das erledigt die Software.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Bank fragen: Ab wann wird nur noch pain.001.001.09 angenommen, und gilt das für alle Ihre Zugangswege (Upload, EBICS)?
2. Software prüfen: Erzeugen Abrechnungssoftware, Buchhaltung und Lohnprogramm schon das neue Format? Wenn nicht: Update einspielen oder beim Anbieter nachfragen.
3. Testdatei einreichen: Vor der nächsten Honorarauszahlung eine kleine Datei hochladen und prüfen, ob die Bank sie ohne Fehlermeldung annimmt.
4. Auszahlungstermin einplanen: Wenn die nächste Honorarrunde in den November fällt, die Umstellung vorher abschließen — eine abgelehnte Datei verzögert alle Zahlungen der Runde.

Wie Tantevo dabei hilft

Tantevo erzeugt die Zahlungsdatei für versendete Abrechnungen schon im neuen Format pain.001.001.09 (ab Tarif Solo, für Organisationen in Euro). Die Abrechnungsnummer steht im Verwendungszweck, damit Rechteinhaber die Zahlung zuordnen können. Empfänger, die nicht in die Datei passen (etwa ohne gültige IBAN), zeigt Tantevo beim Export an, statt sie stillschweigend wegzulassen. Abrechnungen, die schon in einer Zahlungsdatei standen, nimmt Tantevo nur nach ausdrücklicher Bestätigung erneut auf — so wird kein Honorar doppelt überwiesen.

Was nach der Zahlung in die Buchhaltung gehört, erklärt der Beitrag zum DATEV-Export für Lizenzabrechnungen. Warum die Abrechnung selbst ein Beleg mit fester Nummer ist, steht in Abrechnungen als Belege.

Quellen

• Commerzbank: Abschaltung von SEPA-Altformaten bei EBICS
• Commerzbank: Spezifikation der Datenformate, Version 3.7 (PDF)
• DATEV-Community: SEPA-Export im alten pain-Format