Checkliste zum Jahreswechsel 2026/27 für Verlage: Honorare, Steuern, Belege

Warum sich eine Checkliste lohnt

Zum Jahreswechsel laufen bei Verlagen mehrere Fristen zusammen: Steueranmeldungen, Bescheinigungen, der Jahresabschluss, neue Regeln zum 1. Januar. Vieles davon hängt an den Honoraren. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben nach Zeitpunkt. Sie gilt für Verlage in Deutschland und ist keine Steuerberatung: Fristen und Einzelfälle stimmst du mit deiner Kanzlei ab.

Bis Ende Dezember

1. Verkaufsberichte vollständig einlesen. Damit die Abrechnung für das zweite Halbjahr oder das vierte Quartal vollständig ist, sollten alle Berichte bis November vorliegen. Fehlen Händler oder Plattformen, nachfragen, bevor die Abrechnung entsteht.

2. Umsatzsteuer-Status der Autorinnen und Autoren prüfen. Wer Kleinunternehmer ist, darf seit 2025 im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz gehabt haben und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € erreichen (§ 19 Abs. 1 UStG). Wer 2026 über 25.000 € lag, ist 2027 regelbesteuert, und die Gutschrift braucht dann Umsatzsteuer. Am einfachsten ist eine kurze Bestätigung des Status für 2027 von allen Rechteinhabern, die eine Gutschrift bekommen.

3. Freistellungsbescheinigungen prüfen. Bei Rechteinhabern im Ausland gilt der ermäßigte Steuerabzug nur mit gültiger Bescheinigung des Bundeszentralamts für Steuern. Bescheinigungen, die zum Jahresende auslaufen, rechtzeitig erneuern lassen. Eine Zahlung im Januar ohne gültige Bescheinigung kostet den vollen Abzug.

4. Zahlungsdatei testen. Banken stellen auf das SEPA-Format pain.001.001.09 um. Wer Honorare per Sammelüberweisung zahlt, sollte vor der großen Auszahlung im Frühjahr eine Testdatei bei der eigenen Bank einreichen.

5. Auslaufende Verträge und Vorschüsse ansehen. Verträge, die zum Jahresende enden, brauchen eine Schlussabrechnung. Vorschüsse, die sich voraussichtlich nicht mehr einspielen, sind ein Thema für den Jahresabschluss (siehe unten).

Im Januar

6. Steuerabzug nach § 50a für das vierte Quartal anmelden. Die Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern ist bis zum 10. des Monats fällig, der auf das Quartal folgt, also bis 10. Januar. Fällt der Tag auf ein Wochenende, gilt der nächste Werktag. Die Anmeldung ist auch dann abzugeben, wenn wegen einer Freistellung keine Steuer einbehalten wurde. Einzelheiten im Leitfaden zu § 50a EStG.

7. Steuerbescheinigungen ausstellen. Verlangt ein Rechteinhaber im Ausland eine Bescheinigung über den Steuerabzug des Vorjahres, braucht er Vergütung, Zahlungstage und einbehaltene Steuer. Diese Angaben je Rechteinhaber und Jahr zusammenstellen.

8. Freigrenze neu zählen. Die Freigrenze nach § 50c EStG (bis 10.000 € je Gläubiger) gilt je Kalenderjahr. Mit dem 1. Januar beginnt die Zählung neu.

Ab 2027 neu: E-Rechnung für größere Verlage

Seit 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier und einfache PDFs noch zulässig.
• 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Größere Verlage stellen ab 2027 E-Rechnungen aus.
• Für Umsätze ab 2028 läuft die Übergangsregel aus.

Ob Honorargutschriften an umsatzsteuerpflichtige Rechteinhaber betroffen sind und welches Format passt, beschreibt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Bis zum Frühjahr

9. Jahresauskunft an Urheberinnen und Urheber. Wer Nutzungsrechte gegen Entgelt erhalten hat, muss mindestens einmal jährlich über Nutzung und Erträge Auskunft geben, auch bei Pauschalhonorar und in Jahren ohne Abrechnung. Der Beitrag zur Auskunftspflicht nach § 32d UrhG erklärt, was hineingehört.

10. Zahlen für den Jahresabschluss liefern. Die Kanzlei braucht zum 31.12. offene Abrechnungen, später abgerechnete Zeiträume, geschätzte Honorare für noch nicht abgerechnete Verkäufe, einbehaltene Remissionsreserven und noch nicht verrechnete Vorschüsse. Was davon Rückstellung und was Verbindlichkeit ist, zeigt der Beitrag zu Honoraren im Jahresabschluss.

11. Alte Belege nur mit Bedacht löschen. Buchungsbelege und Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse weiter zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Vor dem Löschen klären, zu welcher Gruppe eine Unterlage gehört.

So hilft Tantevo

• Umsatzsteuer-Status einholen: Auf der Seite des Rechteinhabers schickst du einen Link, über den Autorinnen und Autoren Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer und Umsatzsteuer-Status selbst eintragen. Du prüfst die Angaben, bevor sie gelten.
• Fristen im Blick: Fällige Aufgaben wie fehlender Umsatzsteuer-Status, ablaufende Verträge oder offene Zahlungen erscheinen im Dashboard.
• Steuerabzug: Die § 50a-Übersicht je Quartal dient als Ausfüllhilfe für die Anmeldung; die Angaben zur Steuerbescheinigung gibt es je Rechteinhaber und Jahr als PDF. Eine Freistellungsbescheinigung prüft Tantevo am Zahlungstag.
• Jahresauskunft nach § 32d UrhG je Rechteinhaber und Kalenderjahr als PDF.
• Stichtagsübersicht für den Jahresabschluss unter Zahlungen → Für die Buchhaltung.
• SEPA-Datei im Format pain.001.001.09 und E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) für Gutschriften ab Tarif Studio.

Die Checkliste in Kurzform

• Verkaufsberichte des Jahres vollständig eingelesen
• Umsatzsteuer-Status der Rechteinhaber für 2027 bestätigt
• Freistellungsbescheinigungen geprüft und erneuert
• SEPA-Testdatei bei der Bank eingereicht
• Auslaufende Verträge und Vorschüsse angesehen
• § 50a-Anmeldung für das vierte Quartal bis 10. Januar
• Steuerbescheinigungen auf Verlangen ausgestellt
• E-Rechnungspflicht 2027 geklärt (Umsatz über 800.000 €?)
• Jahresauskunft an Urheberinnen und Urheber
• Zahlen zum Stichtag an die Kanzlei
• Aufbewahrungsfristen vor dem Löschen geprüft