Vorschuss richtig verrechnen: Raten, Splits und gemeinsame Vorschüsse

Was ein Vorschuss ist

Ein Vorschuss ist eine Vorauszahlung auf künftige Honorare. Der Verlag zahlt ihn, bevor das Werk Erlöse bringt, und holt ihn später aus den Honoraren wieder herein. Dieser Vorgang heißt Verrechnung (im Englischen „Recoupment“): Solange der Vorschuss nicht eingespielt ist, wird kein Honorar ausgezahlt.

Was mit einem Vorschuss geschieht, der sich nie einspielt, regelt der Vertrag. Häufig ist vereinbart, dass der Rechteinhaber ihn dann nicht zurückzahlen muss. Ob das in Ihrem Fall gilt und unter welchen Bedingungen (etwa wenn das Manuskript nicht geliefert wird), steht im Vertrag, nicht im Gesetz.

Verrechnung Periode für Periode

Ein fiktives Beispiel: Vorschuss 6.000 €, vollständig gezahlt. Das Honorar der ersten vier Abrechnungsperioden beträgt 2.500 €, 2.000 €, 2.500 € und 1.800 €.

• Periode 1: 2.500 € werden verrechnet, ausgezahlt wird nichts. Offen bleiben 3.500 €.
• Periode 2: 2.000 € werden verrechnet, ausgezahlt wird nichts. Offen bleiben 1.500 €.
• Periode 3: 1.500 € werden verrechnet, damit ist der Vorschuss eingespielt. Ausgezahlt werden 1.000 €.
• Periode 4: Es ist nichts mehr zu verrechnen, ausgezahlt werden 1.800 €.

Zur Probe: 8.800 € Honorar abzüglich 6.000 € Vorschuss ergeben 2.800 € Auszahlung (1.000 € + 1.800 €).

Wichtig ist, dass jede Abrechnung den Stand ausweist: Vorschuss, bisher verrechnet, in dieser Periode verrechnet, noch offen. Nur so kann der Rechteinhaber nachvollziehen, wann er wieder Geld erhält.

Vorschuss in Raten

Oft wird der Vorschuss in Raten gezahlt, etwa bei Vertragsschluss und bei Ablieferung des Manuskripts. Dann stellt sich die Frage, ob schon der volle vereinbarte Betrag verrechnet werden darf. Sachgerecht ist es, nur zu verrechnen, was tatsächlich gezahlt wurde. Sonst würde ein Honorar gegen Geld aufgerechnet, das der Rechteinhaber noch gar nicht erhalten hat.

Dasselbe Beispiel mit zwei Raten zu je 3.000 €, die zweite gezahlt nach Periode 2:

• Periode 1: 2.500 € werden verrechnet, offen bleiben 500 € der ersten Rate.
• Periode 2: 500 € werden verrechnet, 1.500 € ausgezahlt.
• Zweite Rate gezahlt: wieder 3.000 € offen.
• Periode 3: 2.500 € werden verrechnet, ausgezahlt wird nichts. Offen bleiben 500 €.
• Periode 4: 500 € werden verrechnet, 1.300 € ausgezahlt.

Auch hier werden insgesamt 2.800 € ausgezahlt, nur zu anderen Zeitpunkten.

Mehrere Beteiligte

Sind mehrere Personen an einem Vertrag beteiligt (Split, etwa Autorin und Illustrator), wird das Honorar nach ihren Anteilen aufgeteilt. Beim Vorschuss kommt es darauf an, wer ihn erhalten hat: Jeder spielt nur den Vorschuss ein, der an ihn gezahlt wurde. Wer keinen Vorschuss bekommen hat, erhält sein Honorar ungekürzt.

Ein fiktives Beispiel mit zwei Beteiligten zu je 50 %: A hat 3.000 € Vorschuss erhalten, B 1.000 €. Das Honorar der Periode beträgt 3.000 €, je Person also 1.500 €. A verrechnet 1.500 € und hat danach noch 1.500 € offen. B verrechnet 1.000 € und erhält 500 € ausgezahlt.

Gemeinsamer Vorschuss über mehrere Verträge

Manche Verträge sehen vor, dass mehrere Verträge eines Rechteinhabers einen gemeinsamen Vorschuss einspielen, zum Beispiel bei einer Buchreihe. Diese Querverrechnung (im Englischen „Cross-Collateralization“) gilt nur, wenn sie vereinbart ist. Dann mindert das Honorar aus jedem der Verträge den gemeinsamen Vorschuss, und ein erfolgreicher Titel kann einen schwächeren mittragen.

Querverrechnung ist nur zwischen Verträgen desselben Rechteinhabers sinnvoll. Würden Verträge verschiedener Personen zusammengefasst, würde das Honorar der einen gegen den Vorschuss der anderen verrechnet.

Abschreibung nicht einspielbarer Vorschüsse

Zeichnet sich ab, dass ein Vorschuss nicht mehr eingespielt wird, etwa weil ein Titel aus dem Programm genommen wird, kann der offene Rest abgeschrieben werden. Höchstens abschreibbar ist, was gezahlt und noch nicht verrechnet ist. Ab wann und in welcher Form das in Ihrer Buchhaltung und für die Steuer zu erfassen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Steuerliche Hinweise

Die folgenden Punkte geben nur einen Überblick und ersetzen keine Steuerberatung.

• Zufluss: Für den Rechteinhaber ist der Vorschuss mit der Zahlung zugeflossen (§ 11 Abs. 1 EStG), nicht erst bei der Verrechnung.
• Rechteinhaber im Ausland: Die Steuer nach § 50a EStG entsteht, wenn die Vergütung zufließt (§ 50a Abs. 5 Satz 1 EStG). Der Steuerabzug ist deshalb schon bei der Auszahlung des Vorschusses vorzunehmen. Ein fiktives Beispiel ohne Freistellungsbescheinigung: Vorschuss 5.000 €, Steuer 15 % = 750,00 €, Solidaritätszuschlag 5,5 % davon = 41,25 €, Auszahlung 4.208,75 €.
• Umsatzsteuer: Ist der Rechteinhaber im Inland regelbesteuert, ist der Vorschuss eine Anzahlung auf seine Leistung. Die Steuer entsteht dann schon mit der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Rechnet der Verlag per Gutschrift ab (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG), stellt er über die Anzahlung eine Anzahlungsgutschrift aus (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). In der späteren Abrechnung werden die Anzahlung und die darauf entfallende Steuer abgesetzt (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).

Wie Tantevo dabei hilft

In Tantevo erfassen Sie Vorschusszahlungen auf der Vertragsseite als Raten mit Fälligkeit, offen oder bezahlt. Fällige Raten erscheinen als Aufgabe. Der Abrechnungslauf verrechnet nur bezahlte Raten. Sind für einen Vertrag gar keine Raten erfasst (zum Beispiel bei Verträgen aus der Zeit vor Tantevo), verrechnet er den vereinbarten Vorschuss.

Bei mehreren Beteiligten verrechnet jeder Empfänger nur, was er selbst erhalten hat. Unter „Querverrechnung“ fassen Sie Verträge zu einem gemeinsamen Vorschuss zusammen. Tantevo lässt dort nur Verträge desselben Rechteinhabers zu, und jeder Vertrag kann nur zu einem solchen Pool gehören. Einen nicht mehr einspielbaren Vorschuss schreiben Sie auf der Vertragsseite ab, höchstens in Höhe des gezahlten und noch nicht verrechneten Betrags. Der abgeschriebene Betrag wird danach nicht mehr mit Honoraren verrechnet. Im zweistufigen DATEV-Export (ab Tarif Studio) wird die Abschreibung gegen das Konto für geleistete Anzahlungen gebucht.

Beim Erfassen einer gezahlten Rate berechnet Tantevo den Abzug nach § 50a zum Zahlungstag. Für Organisationen in Deutschland stellt es bei Rechteinhabern, die Unternehmer sind, eine Anzahlungsgutschrift mit eigener Nummer aus und archiviert sie.

Quellen

• § 11 EStG (Zufluss)
• § 50a EStG (Steuerabzug bei beschränkt Steuerpflichtigen)
• § 13 UStG (Entstehung der Steuer)
• § 14 UStG (Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen)