Honorarabrechnung: Excel, Verlagssoftware oder Cloud-Lösung?

Die Ausgangsfrage

Ob ein Verlag, ein Label oder ein Lizenzgeber Honorare in Excel, in einem Modul seiner Verlagssoftware oder in einer spezialisierten Cloud-Lösung abrechnet, hängt weniger von der Firmengröße ab als von drei Dingen: wie verschieden die Verträge sind, wie viel Steuer- und Belegpflicht dranhängt und wie viel Zeit jede Abrechnungsperiode kosten darf.

Dieser Beitrag hilft bei der Entscheidung. Er nennt Anbieter nur mit Angaben, die auf deren öffentlichen Seiten stehen. Was dort nicht steht, bewerten wir nicht — fragen Sie bei der Auswahl direkt nach.

Weg 1: Excel

Passt, wenn wenige Verträge mit einfachen Konditionen laufen (ein fester Prozentsatz, wenig Kanäle, kaum Vorschüsse) und eine Person die Tabelle ohnehin pflegt.

Die Grenzen zeigen sich bei Staffeln, Vorschussverrechnung über mehrere Titel, Remissionsreserven, Splits auf mehrere Rechteinhaber, wechselnden Steuerfällen und beim Nachweis: Eine Tabelle protokolliert nicht von selbst, wer welche Zahl wann geändert hat, und versendete Abrechnungen sollten unveränderlich als Beleg vorliegen.

Weg 2: Honorarmodul einer Verlagssoftware

Etablierte Anbieter bauen die Honorarabrechnung in eine größere Verlagssoftware ein, die auch Produktion, Vertrieb oder Buchhaltung abdeckt. Beispiele mit öffentlichen Angaben:

• Klopotek beschreibt ein Modul für Verträge, Rechte und Honorare für Verlage unterschiedlicher Größe, eine Cloud-Variante (STREAM Cloud) und ein Autorenportal („Authors Online“). Preise nennt die Seite nicht. Quelle
• knk bietet eine Honorarverwaltung für Pauschal-, Garantie- und Staffelhonorare, Vorauszahlungen und mehrere Urheber, als Cloud- oder On-Premises-Lösung. Laut SoftGuide ab 2.000 € zzgl. USt je Arbeitsplatz; das Verzeichnis nennt über 400 Installationen seit 1993. Quelle

Passt, wenn der Verlag ohnehin eine solche Gesamtlösung einführt oder nutzt, individuelle Schnittstellen zur Warenwirtschaft braucht und ein Einführungsprojekt trägt.

Weg 3: Spezialisierte Cloud-Lösung für Honorare und Tantiemen

Für Labels gibt es mehrere Dienste, die auf Abrechnungen aus Vertriebs- und Streamingberichten ausgerichtet sind, zum Beispiel:

• eddy.app (Berlin) für unabhängige Labels: Splits, Abrechnung und Auszahlung sowie Portale für Label und Künstler. Preise stehen auf einer eigenen Seite. Quelle
• ALV für Labels, Vertriebe und Verlage: Abrechnungs-PDFs, Anbindung an Streamingdienste, Kostenverrechnung (Recoupment). Quelle

Auch Tantevo gehört in diese Gruppe: eine Cloud-Lösung für Verlage, Labels und Lizenzgeber in Deutschland, Österreich und der Schweiz, zum Selbstbedienen und monatlich kündbar (Tarife von 89 € bis 499 € im Monat zzgl. USt).

Passt, wenn Sie ohne Einführungsprojekt starten wollen, Ihre Verträge in der Software abbildbar sind und Sie die Steuer- und Belegthemen (siehe unten) nicht selbst bauen wollen.

Die Entscheidung: Eine Checkliste

1. Vertragsmodelle: Staffeln, Vorschuss und Querverrechnung, Remissionsreserve, Mindestauszahlung, Splits, Nebenrechte — kann das Werkzeug alle Konditionen abbilden, die in Ihren Verträgen stehen? Prüfen Sie das an drei echten Verträgen, nicht an einer Vorführung.
2. Steuer: Quellensteuer auf Zahlungen ins Ausland (in Deutschland § 50a EStG, in Österreich § 99 EStG), Umsatzsteuer auf Gutschriften, Reverse Charge, Freistellungsbescheinigungen. Wer rechnet mit, wer weist nach?
3. Belege: Fortlaufende Nummern, unveränderliche Archivierung, Storno statt Löschen, E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) — alles Dinge, die in einer Tabelle von Hand entstehen.
4. Importe: Welche Berichte Ihrer Vertriebe (E-Book, Hörbuch, Streaming) liest das Werkzeug ein? Fragen Sie nach einer Probe mit Ihren echten Dateien.
5. Auszahlung und Buchhaltung: Zahlungsdatei für die Bank (SEPA, in der Schweiz eigenes Format), Export für Ihre Buchhaltung (DATEV, in Österreich üblicherweise andere Systeme).
6. Rechteinhaber-Zugang: Sehen Autorinnen und Musiker ihre Abrechnungen selbst (Portal), oder verschicken Sie PDFs?
7. Einführung und Kosten: Was kostet der Start in Tagen und Euro, und was passiert, wenn Sie wechseln wollen? Gibt es einen Datenexport?
8. Datenschutz und Betrieb: Wo liegen die Daten? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Wo sich Tantevo einordnet — und wo nicht

Stärken: Selbstbedienung statt Projekt, Steuer- und Belegthemen für Deutschland (§ 50a, Umsatzsteuer auf Gutschriften, DATEV, XRechnung/ZUGFeRD) und eine Zahlungsdatei für Schweizer Banken sind eingebaut, dazu ein Autorenportal. Preise ab 89 € im Monat.

Grenzen, die wir offen nennen: Tantevo ist neu, Referenzkunden und Praxiserfahrung sind noch im Aufbau. Österreich bieten wir ohne Quellensteuer nach § 99 EStG an; sie ist noch nicht enthalten und in Planung. Individuelle Schnittstellen zu Ihrer Warenwirtschaft gibt es nur über Importvorlagen und die REST-API (ab Tarif Label). Wer eine tief integrierte Gesamtlösung mit Projektunterstützung sucht, ist bei einem etablierten Verlagssoftware-Anbieter besser aufgehoben.

Wie Sie vorgehen

• Wählen Sie drei Verträge aus: einen einfachen, einen mit Staffel und Vorschuss, einen mit Auslandsbezug.
• Rechnen Sie dieselbe Periode im bisherigen Verfahren und im Kandidaten und vergleichen Sie die Beträge je Rechteinhaber.
• Bei Tantevo ist dieser Abgleich mit der bisherigen Abrechnung eingebaut; Testphase und Pilotprogramm sind kostenlos.

Die Angaben zu Dritten stammen von deren öffentlichen Seiten (Stand 7. Oktober 2026) und können sich ändern. Preise nennen die meisten Anbieter nicht. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.