Lizenzgebühren abrechnen: Die Rechnung an Lizenznehmer von Marken und Figuren

Wer an wen abrechnet

Im Verlag rechnet der Verlag gegenüber seinen Autorinnen und Autoren ab, meist per Gutschrift. Bei Marken, Figuren und Designs ist es umgekehrt: Der Lizenznehmer stellt Produkte her und verkauft sie, der Lizenzgeber erhält dafür eine Lizenzgebühr. Die Abrechnung ist dann eine Forderung des Lizenzgebers, und sie ist umsatzsteuerlich in aller Regel eine Rechnung des Lizenzgebers an den Lizenznehmer.

Dieser Beitrag beschreibt die Grundzüge aus Sicht eines Lizenzgebers mit Sitz in Deutschland, der an Unternehmer lizenziert. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung: Gerade bei der Einordnung der Rechte und bei Vorauszahlungen kommt es auf den Vertrag an.

Grundlage ist der Umsatz des Lizenznehmers

Die meisten Lizenzverträge bemessen die Gebühr als Prozentsatz vom Umsatz des Lizenznehmers mit den lizenzierten Produkten, oft vom Nettoumsatz nach vertraglich definierten Abzügen. Der Lizenznehmer meldet dazu regelmäßig seine Umsätze, und der Lizenzgeber rechnet daraus die Gebühr.

Wichtig ist, mit welcher Zahl Sie rechnen: Grundlage ist der Umsatz, nicht die Lizenzgebühr. Schickt der Lizenznehmer einen Bericht, in dem er die Gebühr schon selbst ausgerechnet hat, darf diese Spalte nicht noch einmal mit dem Lizenzsatz multipliziert werden. Prüfen Sie außerdem, welche Abzüge der Vertrag zulässt und ob der gemeldete Umsatz diese bereits enthält.

Damit Sie die Meldung nachvollziehen können, sollte der Bericht des Lizenznehmers mindestens enthalten:

• den Berichtszeitraum,
• die Produkte oder Artikelnummern, auf die sich die Lizenz bezieht,
• Stückzahlen und Umsatz je Produkt, gegebenenfalls je Land oder Vertriebsweg,
• die Abzüge, die der Vertrag erlaubt, und die Währung.

Was genau der Lizenznehmer melden muss, steht im Lizenzvertrag. Fehlt dort eine Regel, lohnt es sich, ein Berichtsformat zu vereinbaren, bevor die erste Abrechnung fällig wird.

Ein fiktives Beispiel: Der Lizenznehmer meldet für das Quartal 200.000 € Nettoumsatz mit lizenzierten Produkten, der Lizenzsatz beträgt 8 %. Die Lizenzgebühr liegt bei 16.000 € netto.

Lizenznehmer im Inland: Rechnung mit Umsatzsteuer

Sitzt der Lizenznehmer in Deutschland, ist die Lizenz eine im Inland steuerbare sonstige Leistung. Die Rechnung braucht die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, unter anderem vollständigen Namen und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Für den Steuersatz gilt:

• Regelsatz 19 % ist der Ausgangspunkt, etwa bei der Überlassung von Markenrechten.
• Ermäßigter Satz 7 % kommt nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG nur für „die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben“ in Betracht, etwa bei urheberrechtlich geschützten Figuren oder Illustrationen.

Die Abgrenzung ist nicht immer eindeutig. Eine Figur kann zugleich als Marke eingetragen und urheberrechtlich geschützt sein, und ein Vertrag kann mehrere Rechte gemeinsam einräumen. Welcher Satz dann gilt, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das vor der ersten Rechnung mit Ihrer Steuerberatung, denn ein zu niedriger Steuerausweis geht zu Ihren Lasten.

Im Beispiel mit 19 %: 16.000 € Lizenzgebühr zuzüglich 3.040 € Umsatzsteuer ergeben 19.040 €.

Lizenznehmer im EU-Ausland: Reverse Charge

Ist der Lizenznehmer ein Unternehmer in einem anderen EU-Staat, liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG dort, wo er sein Unternehmen betreibt. Die Steuer schuldet dann der Lizenznehmer in seinem Staat (Art. 196 MwStSystRL). Für Ihre Rechnung bedeutet das nach § 14a Abs. 1 UStG:

• keine deutsche Umsatzsteuer, stattdessen die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“,
• Ihre USt-IdNr. und die des Lizenznehmers,
• Ausstellung bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Leistung folgt.

Ohne gültige USt-IdNr. des Lizenznehmers lässt sich weder die Rechnung korrekt ausstellen noch der Umsatz melden. Diese Umsätze gehören außerdem in die Zusammenfassende Meldung. Was dort hineingehört und wann die Frist läuft, erklärt der Beitrag Zusammenfassende Meldung für Lizenzgeber.

Lizenznehmer im Drittland

Sitzt der Lizenznehmer als Unternehmer außerhalb der EU, liegt der Leistungsort ebenfalls bei ihm (§ 3a Abs. 2 UStG). Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar; die Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer und einen entsprechenden Hinweis. Eine Zusammenfassende Meldung ist dafür nicht abzugeben. Ob im Staat des Lizenznehmers Steuern anfallen, richtet sich nach dessen Recht.

Vorauszahlungen verrechnen

Viele Lizenzverträge sehen vor, dass der Lizenznehmer vorab einen festen Betrag zahlt, der später mit den laufenden Lizenzgebühren verrechnet wird. In der Abrechnung erscheint dann die volle Lizenzgebühr der Periode, davon abgezogen der noch nicht verrechnete Teil der Vorauszahlung.

Umsatzsteuerlich gilt: Wird ein Entgelt vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer insoweit bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Ob eine Vorauszahlung eine solche Anzahlung ist und wie sie in der späteren Abrechnung darzustellen ist, hängt von der vertraglichen Gestaltung ab. Das sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung festlegen.

Quellensteuer im Ausland

Manche Staaten verlangen, dass der Lizenznehmer auf Lizenzgebühren Quellensteuer einbehält und nur den Rest überweist. Ihre Forderung bleibt dabei die volle Lizenzgebühr; die einbehaltene Steuer ist eine Steuer des ausländischen Staates auf Ihre Einkünfte.

Ob und in welcher Höhe Sie diese Steuer in Deutschland berücksichtigen können, regeln das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen und § 34c EStG (bei Kapitalgesellschaften in Verbindung mit § 26 KStG). Angerechnet wird höchstens die Steuer, die nach dem Abkommen erhoben werden darf; einen darüber hinaus einbehaltenen Betrag müssen Sie im Ausland zurückfordern. Voraussetzung ist ein Nachweis, in der Regel eine Steuerbescheinigung des Lizenznehmers. Fordern Sie sie frühzeitig an. Welcher Satz im Einzelfall gilt, klärt Ihre Steuerberatung.

Typische Fehler

• Gebühr statt Umsatz eingelesen. Der Lizenzsatz wird dann doppelt angewendet.
• 7 % ohne Prüfung. Der ermäßigte Satz setzt urheberrechtliche Nutzungsrechte voraus; eine Markenlizenz allein genügt nicht.
• USt-IdNr. fehlt. Ohne sie fehlt bei EU-Lizenznehmern eine Pflichtangabe der Rechnung.
• Quellensteuer nicht dokumentiert. Ohne Steuerbescheinigung fehlt der Nachweis für die Anrechnung.

Wie Tantevo dabei hilft

In den Branchen Franchise, Mode und Spielzeug behandelt Tantevo Abrechnungen als Forderung an den Lizenznehmer. Die Umsatzberichte lesen Sie über eine freie Spaltenzuordnung ein; Grundlage ist der gemeldete Umsatz, auf den Tantevo den Lizenzsatz des Vertrags anwendet.

Für Organisationen in Deutschland wird die Lizenzgebührenabrechnung als Rechnung ausgestellt:

• Lizenznehmer im Inland mit Umsatzsteuer. Den Satz bestimmt die Rechteart, die Sie am Vertrag hinterlegen (Urheberrecht 7 %, Marke 19 %); einen abweichenden Satz können Sie nur mit Begründung eintragen. Werden mehrere Rechte getrennt und mit eigener Vergütung eingeräumt, lassen sie sich als eigene Vertragspositionen mit eigenem Satz abrechnen.
• Lizenznehmer in der EU mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, im Drittland als nicht steuerbar.
• Vor dem Versand prüft Tantevo Pflichtangaben wie Anschriften, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und bei EU-Lizenznehmern die USt-IdNr. beider Seiten.

Am Vertrag erfasste Vorauszahlungen verrechnet der Abrechnungslauf mit den Lizenzgebühren. Einbehaltene ausländische Quellensteuer und das Datum der Steuerbescheinigung tragen Sie an der Abrechnung ein; fehlt die Bescheinigung, erscheint eine Aufgabe zur Erinnerung. Den anrechenbaren Satz kennt Tantevo nicht. Für die Zusammenfassende Meldung erstellt Tantevo ab dem Tarif Studio eine Ausfüllhilfe.

Quellen

• § 3a UStG: Ort der sonstigen Leistung
• § 12 UStG: Steuersätze
• § 13 UStG: Entstehung der Steuer
• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG: Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen
• § 18a UStG: Zusammenfassende Meldung
• § 34c EStG: Anrechnung ausländischer Steuern
• § 26 KStG: Steuerermäßigung bei ausländischen Einkünften
• Richtlinie 2006/112/EG (MwStSystRL), Art. 196