GEMA-Abrechnung im Musikverlag: einlesen, aufteilen, an Urheber weitergeben

Worum es geht

Die GEMA zahlt an ihre Mitglieder aus, was sie bei Nutzern lizenziert hat. Ein Musikverlag, der Werke von Komponistinnen und Textern verlegt, erhält dabei seinen Verlagsanteil und muss den Urhebern ihren Teil auf Basis des Verlagsvertrags weitergeben. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf und die Stellen, an denen es in der Praxis hakt. Er stützt sich auf die öffentlichen Informationen der GEMA; Einzelheiten zur Verteilung stehen im Verteilungsplan auf gema.de.

Schritt 1: Die Abrechnung der GEMA beziehen

Die GEMA stellt Abrechnungen im Online-Portal bereit. Seit April 2024 gibt es sie dort als Detail-, Kompakt- und Summenabrechnung, jeweils als PDF oder CSV. Für die Weiterverrechnung ist die Detailabrechnung die brauchbare Quelle, weil sie die Beträge je Werk zeigt.

Die Spaltenbeschreibung der CSV ist nicht öffentlich dokumentiert. Das heißt: Wer eine Software einsetzt, sollte mit einer echten eigenen Datei prüfen, ob Werke und Beträge richtig erkannt werden, bevor er sich darauf verlässt.

Schritt 2: Werke eindeutig zuordnen

Titel sind als Schlüssel ungeeignet — gleiche oder ähnliche Titel gibt es viele, und Schreibweisen weichen ab. Verlässlicher sind Kennungen: die Werknummer der GEMA und der ISWC, die internationale Kennung eines Werks. Wenn Ihre Werkliste beide Nummern enthält, lässt sich jede Zeile der Abrechnung eindeutig einem Werk und damit einem Vertrag zuordnen.

Der ISRC dagegen identifiziert eine Aufnahme, nicht das Werk. Für die GEMA-Abrechnung brauchen Sie ihn in der Regel nicht, wohl aber für die Abrechnung von Tonträgern und Streaming.

Schritt 3: Verlagsanteil und Urheberanteil trennen

Welchen Teil der Einnahmen der Verlag behält, regelt der Verlagsvertrag mit den Urhebern. Üblich sind prozentuale Anteile je Werk, die sich auf mehrere Urheber aufteilen (siehe Split-Sheet). Die Summe der Anteile muss 100 % ergeben, sonst entsteht eine Differenz, die niemand erklären kann.

Wichtig ist, dass sich die Anteile je Werk hinterlegen lassen. Bei einem Werk mit drei Urhebern und einem Co-Verlag reicht ein einziger Prozentsatz je Vertrag nicht.

Schritt 4: Steuer und Zahlung

Für Urheber im Inland rechnet der Verlag brutto oder netto je nach deren Umsatzsteuerstatus ab. Bei Urhebern im Ausland kommt es auf den Einzelfall an: Dort kann der Steuerabzug nach § 50a EStG eine Rolle spielen, eine Freistellungsbescheinigung kann ihn verringern oder aufheben. Lassen Sie diese Fälle mit Ihrer Steuerberatung klären, bevor Sie sie automatisieren.

Typische Fallstricke

• Mehrere Abrechnungen für denselben Zeitraum. Wer Detail- und Summenabrechnung nacheinander einliest, bucht doppelt. Ein Duplikatschutz über eine Prüfsumme hilft.
• Nachträge. Die GEMA korrigiert Verteilungen auch später. Solche Beträge müssen in der nächsten Urheberabrechnung als Nachtrag erscheinen, nicht in der alten Periode.
• Fehlende Werkzuordnung. Zeilen ohne passendes Werk sollten nicht still verschwinden, sondern als offene Posten angezeigt werden.

Wie Tantevo dabei hilft

Tantevo liest GEMA-Abrechnungen als CSV ein, ordnet die Zeilen über Werknummer und ISWC den Verträgen zu und rechnet die Anteile der Urheber in der Urheberabrechnung aus. Der Musikbereich ist als Frühzugang gekennzeichnet: Wir freuen uns über echte Abrechnungsdateien, an denen wir die Erkennung prüfen können. Eine Meldung von Werken oder Abrechnungen an die GEMA übernimmt Tantevo nicht.